Saako hankinnasta kertoa etukäteen?

Hankintojen toteuttamiseen liittyvä uskomus on pitkään ollut, että kilpailutusta harkitseva hankintayksikkö ei saa etukäteen kertoa suunnitelmistaan mahdollisille tarjoajille. Kilpailutus valmistellaan hankintayksikön kammioissa ja kun paketti on valmis, se pullautetaan julkisuuteen tarjoajien ihmeteltäväksi.

Ihmettelemiseen voi joskus ollakin aihetta. Hankintayksiköissä ei yleensä asu sellaista kaikkien palveluiden ja tavaroiden tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet kattavaa yleisviisautta, jolla pystyttäisiin suunnittelemaan sekä ostajan että myyjän näkökulmasta järkevin vaihtoehto. Niinpä harraskaan hankinnan valmistelu ei välttämättä tuota yhtään ainutta kelvollista tarjousta.

Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ovat hankintalain ohittamattomia periaatteita. Vuoropuhelu markkinoilla toimivien yritysten kanssa ei kuitenkaan – jos se avoimesti toteutetaan – ole ristiriidassa näiden periaatteiden kanssa. Nykyinen hankintalaki tuntee käsitteen markkinakartoitus, joka tarkoittaa juuri vuoropuhelua yritysten kanssa. Tietopyyntö, markkinavuoropuhelu ja tekninen vuoropuhelu ovat synonyymejä lain tarkoittamalle markkinakartoituksesta.

Markkinavuoropuhelun mahdollisuus

Hankintaa ei siis kannata valmistella salassa. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Suunnitelmista saa siis kertoa toimittajille jo etukäteen! Markkinakartoituksella hankintayksikkö voi lisätä omaa markkinoiden ja tuotteiden tuntemustaan ja ymmärrystä siitä, millaisia vaihtoehtoja ylipäätään on olemassa. Näin hankintayksikkö saa paremman käsityksen siitä, miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä.

Kilautetaan siis kaverille? Markkinavuoropuhelu ei nimenomaan tarkoita tätä. Se ei saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn. Kun kyse on hankintalain piiriin kuuluvasta eli kansallisesta tai EU-hankinnasta, vuoropuhelusta ja sen toteuttamistavasta ilmoitetaan julkisten hankintojen Hilma-ilmoituksella. Kun kyse on kansallisen hankintarajan alittavasta pienhankinnasta, hankintayksikkö voi arvioida, mikä on paras avoimuuden periaatteen toteuttava tapa ilmoittaa vuoropuhelusta, jos markkinakartoitusta tarvitaan.

Yksinkertaistettuna markkinakartoituksessa hankintayksikkö kuvaa toimittajille sitä, millaiseen tarpeeseen se hankintaa on suunnittelemassa. Toimittajat ideoivat ja kuvaavat sitä, millaisilla tuotteilla ja palveluilla tähän tarpeeseen parhaiten pystyttäisiin vastaamaan. Aina on toki vaarana, että tarjouspyyntö räätälöidään yksittäisen toimittajan tuotteen mukaan, mutta se riski on olemassa ilman markkinakartoitustakin. Menettelynä se on hankintalain periaatteiden vastainen ja johtaa valitustilanteessa mitä todennäköisimmin hankintapäätöksen kumoutumiseen.

Apua asiantuntijoilta

Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Avoimessa tai rajoitetussa hankintamenettelyssä toimittajat eivät enää voi osallistua lopullisen hankinnan ja kilpailutuksen suunnitteluun. Markkinakartoituksella hankintayksikkö saa kallisarvoista tietoa hankittavasta tuotteesta ja ehkä vinkkejä siitäkin, miten hankintayksikön kannalta olisi paras toteuttaa kilpailutus. Aina tämä ei riitä. Hankintayksikön resurssit kilpailutuksen toteuttamiseen ovat rajalliset. Silloin riippumattoman asiantuntija-avun käyttäminen voi olla keino auttaa hankintayksikköä onnistuneeseen hankintaan.

Mirja Niemi/Oikon Oy

Mirja on varatuomari ja julkishallinnon lakiasioiden osaaja, joka vahvistaa Seuris-palveluja lakipalvelujen saralla.

Ota yhteyttä!